ムダ会議に出席した時にやってみるべき簡単な1つのこと

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業務をすすめる上で、会議(ミーティング)は必要不可欠です。しかしこの会議はやり方次第で最悪の儀式にもなりえます。「開始時刻になっても始まらない」「アジェンダがない」「アホみたいに多数の参加者がいる」「何が決まったのかよく分からない」などなど……もう何かの苦行です。

できることならそういうムダ会議は欠席したほうが良いのですが、そうとわかっていても出なければならない時もあるでしょう。今回はそういうグダグダなムダ会議に出席せざるをえない時のお手軽な対処方法です。

企業によってさまざまな会議のやり方があります。有名企業では「椅子に座らない」とか「スライドを作らない」とかがあるそうですね。ただ、いくら良い方法を知っていても、ドラスティックに変える権限なんてないのが普通でしょうし、意識高い系(笑)とか後ろ指さされかねません。
仮に権限があっても、会議のやり方は社内文化が大きく影響していますので、会議のやり方を変えるには大きな社内政治力と精神力が必要となってきます。例えば「開始時刻になっても始まらない」文化の職場なら、開始時刻に始めるためには、見せしめに遅刻したやつを2、3人ぶん殴るくらいの気合が必要でしょう。

もちろん、そんな権限も気合もお持ちでないのが我々一般会社員です。そこで、ここではたった一つだけのこと毎回やってみましょう。
それは会議の終わる5分前くらいになったら会議で決まったことを進行役に確認する、これだけです。例えば「すみません、この会議、結論としてはどうなったんでしたっけ……?ちょっと誤解してたらまずいので念のため確認させてください」と発言しましょう。議題によっては「えっと結局、誰が何をいつまでにするんでしたっけ?すみません、ちょっとメモしきれなくて……」という言い方もいいですね。高圧的、生意気に聞こえないようい「ごめんけど念のためこの会議で決まったことを教えてちょうだい」というスタンスがいいです。

これを毎回繰り返していけば、周りもあなたに毎回会議の結論を聞かれるわけなので「会議は開くだけじゃなく結論まで出さないとダメだな」という空気が生まれてきます。最初はちょっと発言するのに緊張するかもしれませんが、普通に考えればいたって普通のことを確認しているだけなので意外と大丈夫です。巷にはいろんな会議効率化術がありますが、まずはこれから試してみてはいかがでしょう。簡単だしノーリスクですよ。権限も気合もお持ちでない我々一般会社員でも少しづつですがきっとムダ会議を減らせるはずですよ。